Comment arrêter de gérer les ressources de tête : Un guide pour la gestion des ressources d'un établissement

La plupart des établissements de loisirs n'ont pas de cadre pour gérer leurs ressources physiques. Ils gèrent la planification du personnel, la location de salles et l'équipement avec différents tableurs ou sur papier. Certains gestionnaires d'établissements peuvent simplement garder une trace des ressources de tête.

Si vous êtes un gestionnaire d'établissement expérimenté, cette approche peut sembler efficace – jusqu'à ce qu'elle ne le soit plus. Des problèmes tels que la surréservation d'espaces d'activités, la double réservation de salles et de guides touristiques, ou la sous-vente de billets ou d'espaces événementiels sont plus que de simples inconvénients occasionnels. Ils peuvent nuire à vos résultats et frustrer les clients au point qu'ils ne reviendront pas ou décideront d'essayer de réserver auprès de l'un de vos concurrents.

La gestion des ressources d'un établissement est un aspect important de votre activité, et ce n'est pas quelque chose que vous voulez reléguer à des blocs-notes ou des tableurs.

Examinons de plus près pourquoi la gestion des ressources est importante pour les établissements de loisirs et les centres de divertissement familial (FEC) et comment vous pouvez utiliser des outils comme un logiciel de gestion des capacités pour vous assurer de ne pas sous-réserver ou sur-réserver et de tirer le meilleur parti de votre espace, de votre équipement et de votre personnel.

Qu'est-ce qui est considéré comme une ressource dans les opérations des établissements de loisirs et des FEC ?

Dans le contexte des établissements de loisirs, une ressource ne signifie pas une marchandise ou un inventaire. C'est bien plus que cela. Vous pouvez considérer les ressources comme tout ce qui doit être au bon endroit, au bon moment, pour qu'une réservation fonctionne réellement.

Les ressources se répartissent en quatre catégories :

• Zones sont les espaces physiques qui accueillent des activités ou des événements. Pensez à une arène de laser game, une salle de fête d'anniversaire, une aire de jeux pour enfants et une aire de restauration. Chaque zone a des règles de capacité, un temps de rotation et des limitations de planification uniques. Certaines, comme une salle de fête d'anniversaire, ne peuvent être utilisées que par un seul groupe à la fois.
• Équipement décrit les éléments physiques qui rendent une activité possible ou améliorent l'expérience client. Il peut s'agir de chaussettes antidérapantes dans un parc de trampolines, d'accessoires dans une salle d'escape game, de casques d'audioguide dans un musée, ou de casques de sécurité dans un parc d'aventure. Sans équipement suffisant, les visiteurs n'auront pas l'expérience complète. Dans certains cas, ils ne pourront pas participer du tout.
• Personnel sont les personnes nécessaires pour organiser un événement ou proposer une activité légalement et en toute sécurité. Un mur d'escalade a besoin d'un instructeur certifié, par exemple. Une fête d'anniversaire pour enfants pourrait nécessiter un animateur déguisé, tandis qu'un musée doit avoir des guides touristiques dans son personnel. La dotation en personnel et la planification du personnel sont importantes car leur disponibilité détermine directement le nombre d'activités et de sessions qu'un établissement peut organiser.
• Véhicules sont importants pour les établissements qui doivent offrir un transport aux clients. Cela peut inclure un petit train qui transporte les clients dans un parc à thème ou un zoo, des karts dans une installation de karting, ou un bateau utilisé pour des excursions fluviales guidées. Si un véhicule est réservé, en panne ou en cours de nettoyage, il est indisponible.

*La capacité et la possibilité d'offrir des services aux clients dépendent de la disponibilité de ces ressources.

Comment les gestionnaires se trompent dans la gestion des ressources d'un établissement

Pour de nombreux lieux de loisirs, la gestion des ressources est une réflexion après coup qui se résume à une feuille de calcul pour les réservations de salles, un tableau blanc pour la planification du personnel, ou un message texte d'un responsable de zone d'activité concernant un équipement en réparation.

À mesure qu'un lieu se développe et reçoit plus de réservations, des failles commencent à apparaître. Les doubles réservations deviennent plus fréquentes, ou il n'y a pas assez d'équipement pour chaque client. Acquérir plus de ressources n'est pas une solution viable. Tous ces pistolets laser tag supplémentaires peuvent rester inutilisés la plupart du temps, et les nouveaux guides que vous avez embauchés pourraient passer des heures à être payés à attendre entre les visites.

La solution : Smeetz Resources

Smeetz Resources fonctionne en créant un lien direct entre vos réservations et les ressources qui rendent chaque activité possible. Comment ça marche ? Vous créez une ressource (une salle, un équipement, un membre du personnel) et la liez au type de billet pertinent.

Le système comptabilise automatiquement chaque réservation pour ce type de billet par rapport à vos ressources disponibles.

Par exemple, si vous disposez de 50 gilets et pistolets de laser tag, le système limitera automatiquement la capacité de la zone de laser tag à 50 pour chaque session de laser tag. Le décompte sera automatiquement réinitialisé pour chaque session suivante afin que vous ne manquiez jamais d'équipement.

Le système fonctionne également pour d'autres types de ressources. Si un guide peut gérer 30 clients par visite, Smeetz limitera les réservations pour un créneau horaire de visite spécifique à 30.

Grâce à l'automatisation des lieux de loisirs, vous et votre personnel pouvez vous concentrer sur l'offre d'expériences exceptionnelles aux clients plutôt que de résoudre constamment des problèmes de ressources. Et, vous tirerez toujours le meilleur parti des ressources dont vous disposez.

Gestion avancée des ressources

Bien sûr, les opérations des lieux de loisirs sont complexes. Le contrôle de la capacité de réservation va au-delà de la simple prévention des doubles réservations ou des ruptures d'équipement. Pour la plupart des lieux et activités, de multiples variables sont en jeu pour chaque visite, et il est nécessaire de disposer d'un logiciel de gestion des capacités qui va au-delà des bases.

Smeetz Resources dispose de fonctions avancées qui rendent possible une gestion des ressources plus complexe.

• Allocation séquentielle: Vous pouvez définir la priorité selon laquelle certaines salles ou zones sont remplies. Par exemple, configurez le système pour remplir la Zone A avant d'ouvrir la Zone B. Cela peut aider à consolider les opérations. Si vous n'exploitez qu'une seule zone pleine, vous n'avez pas besoin de planifier du personnel pour deux zones à moitié pleines.
• Décalages temporels: Smeetz vous permet également d'ajouter des décalages temporels pour tenir compte de la préparation et du nettoyage ou pour offrir une marge entre les événements. Par exemple, vous pouvez définir des décalages temporels pour une salle d'anniversaire afin de prévoir 30 minutes d'installation et 30 minutes de nettoyage autour de l'heure de réservation réelle. En d'autres termes, vous disposez automatiquement du temps nécessaire entre les réservations, le client voyant l'heure de réservation réelle (sans les marges).
• Plusieurs ressources par billet: De nombreuses activités nécessitent à la fois de la capacité et de l'équipement. Par exemple, un parc de trampolines a une capacité maximale, et vous devez également tenir compte des chaussettes antidérapantes. Smeetz déduit toutes les ressources nécessaires simultanément, afin que vous ayez toujours suffisamment d'espace, d'équipement et de personnel.

Vous bénéficiez d'une gestion complète des ressources afin de pouvoir supprimer définitivement vos feuilles de calcul et retirer vos tableaux blancs des murs pour de bon.

Il est temps d'automatiser la gestion des ressources de votre établissement

Prêt à ne plus gérer vos ressources manuellement ? Configurez votre première ressource dans Smeetz — ou réservez une démo et nous vous guiderons.