Cómo dejar de gestionar el inventario de memoria: Una guía para la gestión de recursos de recintos

La mayoría de los recintos de ocio no tienen un marco para gestionar sus recursos físicos. Gestionan la programación del personal, el alquiler de salas y el equipo con diferentes hojas de cálculo o en papel. Algunos gerentes de recintos simplemente llevan un registro de los recursos de memoria.

Si eres un gerente de recinto experimentado, este enfoque podría parecer eficaz, hasta que deja de serlo. Problemas como la sobreventa de espacios para actividades, la doble reserva de salas y guías turísticos, o la infraventa de entradas o espacios para eventos son más que inconvenientes ocasionales. Pueden afectar tus resultados y frustrar a los clientes hasta el punto de que no regresen o decidan intentar reservar con uno de tus competidores.

La gestión de recursos de un recinto es un aspecto importante de tu negocio, y no es algo que quieras relegar a blocs de notas u hojas de cálculo.

Veamos más de cerca por qué la gestión de recursos es importante para los recintos de ocio y los centros de entretenimiento familiar (FEC) y cómo puedes utilizar herramientas como el software de gestión de capacidad para asegurarte de no tener reservas insuficientes o excesivas y de sacar el máximo partido a tu espacio, equipo y personal.

¿Qué se considera un recurso en las operaciones de recintos de ocio y FEC?

En el contexto de los recintos de ocio, recurso no significa mercancía o inventario. Es mucho más que eso. Puedes pensar en los recursos como todo lo que necesita estar en el lugar correcto, en el momento adecuado, para que una reserva funcione realmente.

Los recursos se dividen en cuatro categorías:

• Zonas son los espacios físicos que albergan actividades o eventos. Piensa en una arena de laser tag, una sala de fiestas de cumpleaños, un área de juegos infantiles y un patio de comidas. Cada zona tiene reglas de capacidad, tiempo de respuesta y limitaciones de programación únicos. Algunas, como una sala de fiestas de cumpleaños, solo pueden ser utilizadas por un grupo a la vez.
• Equipo describe los elementos físicos que hacen posible una actividad o mejoran la experiencia del huésped. Podría significar calcetines antideslizantes en un parque de trampolines, accesorios en una sala de escape, auriculares de audioguía en un museo o cascos de seguridad en un parque de aventuras. Sin suficiente equipo, los visitantes no obtendrán la experiencia completa. En algunos casos, no podrán participar en absoluto.
• Personal son las personas necesarias para organizar un evento u ofrecer una actividad de forma legal y segura. Un rocódromo necesita un instructor certificado, por ejemplo. Una fiesta de cumpleaños infantil podría necesitar un animador de personajes, mientras que un museo debe tener guías turísticos en plantilla. La dotación de personal y la programación del personal son importantes porque su disponibilidad determina directamente cuántas actividades y sesiones puede llevar a cabo un recinto.
• Vehículos son importantes para los recintos que tienen que ofrecer transporte a los huéspedes. Esto podría incluir un tren turístico que traslada a los huéspedes por un parque temático o zoológico, karts en una pista de karting o un barco utilizado para excursiones guiadas por el río. Si un vehículo está reservado, averiado o en limpieza, no está disponible.

*La capacidad y la posibilidad de ofrecer servicios a los huéspedes dependen de la disponibilidad de estos recursos.

Cómo los gerentes gestionan mal los recursos de los recintos

Para muchos centros de ocio, la gestión de recursos es una ocurrencia tardía que incluye una hoja de cálculo para las reservas de salas, una pizarra para la programación del personal o un mensaje de texto de un gerente de zona de actividades sobre el equipo que está en reparación.

A medida que un centro crece y recibe más reservas, empiezan a surgir problemas. Las reservas duplicadas son más comunes o no hay suficiente equipo para cada huésped. Obtener más recursos no es una solución viable. Todas esas pistolas de laser tag adicionales pueden permanecer sin usar la mayor parte del tiempo, y esos nuevos guías que contrataste podrían pasar horas cobrando por esperar entre tours.

La solución: Recursos Smeetz

Smeetz Resources funciona creando una conexión directa entre tus reservas y los recursos que hacen posible cada actividad. ¿Cómo funciona? Creas un recurso (una sala, una pieza de equipo, un miembro del personal) y lo vinculas al tipo de entrada correspondiente.

El sistema cuenta automáticamente cada reserva de ese tipo de entrada en función de tus recursos disponibles.

Por ejemplo, si tienes 50 chalecos y pistolas de laser tag, el sistema limitará automáticamente la capacidad de la zona de laser tag a 50 para cada sesión de laser tag. El recuento se restablecerá automáticamente para cada sesión posterior para que nunca te quedes sin equipo.

El sistema también funciona para otros tipos de recursos. Si un guía puede atender a 30 huéspedes por tour, Smeetz limitará las reservas para un horario de tour específico a 30.

Con la automatización de centros de ocio, tú y tu personal podréis centraros en ofrecer a los huéspedes grandes experiencias en lugar de resolver constantemente problemas de recursos. Y, siempre aprovechar al máximo los recursos que tienes.

Gestión avanzada de recursos

Por supuesto, las operaciones de los centros de ocio son complejas. El control de la capacidad de reserva es más que evitar reservas duplicadas o quedarse sin equipo. Para la mayoría de los centros y actividades, hay múltiples variables en juego en cada visita, y es necesario contar con un software de gestión de capacidad que pueda ir más allá de lo básico.

Smeetz Resources cuenta con funciones avanzadas que hacen posible una gestión de recursos más compleja.

• Asignación secuencial: Puedes establecer la prioridad en la que se llenan ciertas salas o zonas. Por ejemplo, configura el sistema para llenar la Zona A antes de abrir la Zona B. Esto puede ayudar a consolidar las operaciones. Si solo estás operando una zona completa, no necesitas programar personal para dos zonas a medio llenar.
• Márgenes de tiempo: Smeetz también te permite añadir márgenes de tiempo para la preparación y la limpieza o para ofrecer un colchón entre eventos. Por ejemplo, puedes establecer márgenes de tiempo para una sala de cumpleaños para permitir 30 minutos de preparación y 30 minutos de limpieza alrededor de la hora real reservada. En otras palabras, dispones automáticamente del tiempo necesario entre reservas, y el cliente ve la hora real de la reserva (sin los márgenes).
• Múltiples recursos por entrada: Muchas actividades requieren tanto capacidad como equipo. Por ejemplo, un parque de trampolines tiene una capacidad máxima, y también necesitas tener en cuenta los calcetines antideslizantes. Smeetz descuenta todos los recursos necesarios simultáneamente, para que siempre tengas suficiente espacio, equipo y personal.

Obtendrás una gestión integral de recursos para que puedas eliminar permanentemente tus hojas de cálculo y quitar tus pizarras de la pared para siempre.

Es hora de automatizar la gestión de recursos de tu recinto

¿Listo para dejar de gestionar recursos manualmente? Configura tu primer recurso en Smeetz — o reserva una demostración y te guiaremos.