Die von den Behörden ergriffenen Maßnahmen zur effektiven Bewältigung der Coronavirus (COVID-19)-Gesundheitskrise haben Auswirkungen auf viele Branchen. Die Veranstaltungs- und Freizeitbranche gehörten zu den ersten, die betroffen waren. Dennoch stehen Veranstaltern noch viele Möglichkeiten zur Verfügung, um für ihre Zukunft zu planen.

Das Smeetz-Team war von den ersten Ankündigungen von Einschränkungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Krise an entschlossen, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Veranstalter zu unterstützen in der Veranstaltungs-, Freizeit- und Kulturbranche.

Im ersten Teil dieses Artikels erörtern wir einige Fragen, die noch unbeantwortet sind:

• Soll ich meine Angebote absagen oder verschieben?
• Wenn ich absage, wie gehe ich damit um?
• Was, wenn ich verschiebe?
• Werde ich entschädigt? Ganz? Teilweise?

Im zweiten Teil dieses Artikels möchten wir eine Reihe von möglichen Maßnahmen um Veranstaltern zu helfen, diese besondere Zeit zu überstehen und für bessere Zeiten bereit zu sein.

• Geschenkkarten, Gutscheine und Pakete verkaufen.
• Spendenkampagnen einrichten.
• Online-Veranstaltungen/Workshops anbieten.
• Tauschen Sie sich mit Ihrer Community aus.
• Seien Sie kreativ (Videos, Blogs, Tutorials usw.).

Teil 1: Meine Veranstaltung oder Aktivität absagen oder verschieben

Die Absage einer Veranstaltung oder Aktivität ist für einen Veranstalter keine leichte Entscheidung. Einige Veranstalter hatten die Möglichkeit, zu verschieben, während andere einfach keine andere Wahl hatten, als abzusagen. In beiden Fällen ist die Aufgabe nicht einfach in Bezug auf die Organisation und Kommunikation.

Ein Angebot zu verschieben birgt neue Risiken und zusätzlichen Arbeitsaufwand, gibt den Veranstaltern jedoch eine neue Chance, ihre Arbeit zu präsentieren. Wir unterstützen alle Veranstalter in diesen schwierigen Zeiten und möchten ihnen helfen, die Absage oder Verschiebung ihrer Angebote bestmöglich zu managen.

1. Wie Sie die Absage Ihrer Veranstaltung oder Aktivität handhaben

Die Absage eines Angebots kann für einen Veranstalter einen erheblichen Einnahmenverlust bedeuten. Da wir der Meinung sind, dass Solidarität in diesen schwierigen Zeiten eine Priorität bleiben muss, übernimmt Smeetz die Stornogebühren für alle Veranstalter, die von einem Verbot betroffen sind.

Lediglich die von Drittanbietern für Zahlungsdienste erhobenen Rückerstattungsgebühren können dem Veranstalter nicht erstattet werden (d.h. Rückerstattungsgebühren von Visa, Mastercard etc.).

Kommunikation und Spendenanfragen

Es ist wichtig, die Absage zu kommunizieren allen Teilnehmern so schnell wie möglich mitzuteilen. Die Bekanntgabe der Absage sollte zunächst über Ihre Netzwerke erfolgen.

Sie können dann alle Teilnehmer, die bereits ein Ticket gekauft haben, direkt über Ihr Smeetz for Business Konto > „Teilnehmerverwaltung“ > „Ausgewählte Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen“.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel unter „Teilnehmeransicht": https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

Sie können auch unsere Integrationen mit Hubspot, Mailchimp und anderen CRM-Tools nutzen, um Teilnehmer zu kontaktieren. Wenn Sie Ihr persönliches E-Mail-Postfach bevorzugen, können Sie die Teilnehmerliste einfach im XLS-Format mit den E-Mail-Adressen exportieren.

Diese Kommunikation kann auch eine Gelegenheit sein, an die Solidarität Ihrer Teilnehmer zu appellieren. Sie können Ihren Teilnehmern vorschlagen, ganz oder teilweise auf die Rückerstattung zu verzichten, aus Solidarität mit Ihrer Organisation. Zum Zeitpunkt der Stornierung können Sie den zu erstattenden Betrag auswählen.

Wir empfehlen Ihnen, Stornierungsanfragen über ein Online-Formular mit den folgenden Feldern zu sammeln:

• E-Mail-Adresse
• Vorname
• Nachname
• Buchungsreferenz
• Zu erstattender Betrag

Wir empfehlen Ihnen auch, eine Antwortfrist zu nennen, um Anfragen schneller zu sammeln. Hier ist ein mit Google Form erstelltes Beispiel: Beispielformular für eine Stornierung

Verwaltung von Stornierungen und Rückerstattungen

Sie können Stornierungen und Rückerstattungen verwalten direkt über Smeetz. Die Nutzer erhalten den gewünschten Betrag automatisch zurückerstattet, ohne dass Banküberweisungen oder andere manuelle Schritte erforderlich sind.

Die Vorgehensweise finden Sie unter folgendem Link:
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-booking.

Unser Team steht Ihnen auch gerne zur Verfügung, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

2. Wie verwalte ich die Verschiebung meiner Veranstaltung oder Aktivität?

Die Verschiebung eines Angebots kann für einen Veranstalter einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeuten. Aus diesem Grund steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

Hier ist eine Liste von Maßnahmen, die Sie mit Smeetz ergreifen können, um die Verwaltung und Kommunikation dieser Verschiebung zu optimieren.

Kommunikation zur Verschiebung

Bei der Meldung einer Veranstaltung sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst müssen die Teilnehmer informiert und bezüglich der Gültigkeit ihrer Tickets beruhigt werden. Sobald ein neuer Termin festgelegt wurde, informieren Sie das Smeetz-Team, damit die Tickets mit dem neuen Datum an alle Teilnehmer erneut versendet werden können.

Obwohl das Ziel ist, die Teilnehmer dazu zu ermutigen, ihre Tickets zu behalten, kann es Teilnehmer geben, die eine Rückerstattung wünschen. Informieren Sie die Teilnehmer daher darüber, wie sie Sie im Falle von Rückerstattungsanfragen kontaktieren können.

Wir empfehlen Ihnen, Erstattungsanträge über ein Online-Formular mit den folgenden Feldern:

• E-Mail-Adresse
• Vorname
• Nachname
• Buchungsreferenz
• Zu erstattender Betrag

Wir empfehlen Ihnen außerdem, eine Frist für die Beantwortung zu nennen, um die Rückmeldungen schneller zu erhalten. Hier ist ein Beispiel, das mit Google Form erstellt wurde: Beispiel eines Formulars für einen Bericht

Obwohl in der aktuellen Situation die Gründe für die Verschiebungoffensichtlich sind, informieren Sie Ihre Kunden über die Situation und die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen. Auch wenn die Situation für Sie besonders schwierig ist, zögern Sie nicht, den Teilnehmern Empathie entgegenzubringen und sich für eventuelle Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Teilnehmer direkt über Smeetz kontaktieren

Sie können eine Gruppene-Mail an alle Teilnehmer senden, die bereits ein Ticket gekauft haben, direkt von Ihrem Smeetz Business-Konto > "Teilnehmerverwaltung" > "Ausgewählte Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen".

You can find more information in this article under "Attendee View": https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

Contact participants by email

You can also take advantage of our integrations with Hubspot, Mailchimp and other CRM tools to contact participants through contact synchronisation. If you prefer to use your personal email inbox, you can simply export the list of participants in XLS format with email addresses.

Contact participants on social media

We also recommend using social media to communicate the postponement of your offer. For example, if you used a Facebook event, posting directly on this event is a good way to reach some of the people interested in it. It also gives an opportunity to your audience to interact with you publicly and privately.

We also advise you not to delete the Facebook event, but to add the words "Postponed" to the title, in the description, and/or in the visual of the event. You may find this event useful to share more information at a later stage and recontact those who have shown an interest in your event.

Manage reimbursement claims

If participants wish to have their tickets refunded, Smeetz will also offer the cancellation fee to the organisers. Only the reimbursement fees charged by third party payment services cannot be retroceded (i.e. Visa, Mastercard reimbursement fees, etc.).

You can manage cancellations and refunds directly from Smeetz. Users will automatically be refunded the desired amount, without the need for bank transfers or other manipulations. You can find the procedure by following this link:
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-a-booking.

Our team is also at your disposal to assist you in this process.

Change the date on the platform

Once the new date has been set, contact our technical team (customer.success@smeetz.com) to proceed with the effective change of date on the platform and resend the tickets to the participants.

Part 2: How to create revenue during this period

The second part of this article aims to offer advice in order to continue offering your services, anticipate your revenues, keep in touch with your customers and prepare for the return to business as usual. We encourage to be inventive during this particular period.

1. Sell vouchers, pre-sales and packages

You probably find it difficult to continue collecting income when your business is at a standstill. However, we can help you anticipate your income by offering to your customers vouchers and pre-sales at attractive prices.

Indeed, your loyal customers will surely be interested in supporting you by booking tickets in advance if the date is flexible and/or if you offer them an advantageous price. This concept has proven to be very successful in the craft and catering industries.

Vouchers / Gift cards

With our booking system you can now sell vouchers that can be redeemed in the future by your customers. The advantage of these vouchers is that they are fully automated and linked to your ticketing system. You collect the money directly when they are sold and later on, for a period of time defined in advance, they can be used by the end-user to book from your offers.

In order to encourage your customers to buy these vouchers and allow you to continue to generate income during the closure, we encourage you to sell these vouchers at a price slightly below their value (e.g. CHF 50 voucher at CHF 40).

For more information on how to join Smeetz and sell gift cards: https://knowledge.smeetz.com/en/sell-gift-cards

Packages and bundles

It is also possible to sell bundles and packages through Smeetz. You can decide to put a bundle of activities, parties or concerts on sale at a special price in order to ensure sales on less popular activities and parties. These packages are another opportunity to give your customers advantageous offers and boost your income.  

You can contact our team (customer.success@smeetz.com) for more information on the creation of vouchers and packages.

2. Offer your activities and events online

Probably like some of you, many of your clients are stuck at home looking for ways to occupy their free time. Social networks, online communication tools and streaming platforms have become the main link with our relatives, friends and the outside world.

In just a few days the number of activities offered online has exploded: teaching is done online, Yoga and Fitness instructors offer their services on video, choirs and singing teachers share exercises online, etc. Even DJs and Nightclubs broadcast their parties online.

Social networks and streaming platforms have never been so popular. Take this opportunity to reach new people by being creative (videos, tutorials, articles, personal creations, etc.).

This solution can allow you to continue some of your activities and especially keep in touch with your customers (and why not appeal to their solidarity). These online events can be offered for free (with or without a call for donations) or accessible only to people who have previously purchased a ticket by including the link for the videoconference in the booking confirmation.

Several tools are at your disposal to offer your paid or free services online:

• Videoconference tools (Skype, Zoom, etc.) are perfect for continuing to offer individual lessons, group courses, workshops and workshops.
• Streaming platforms (Youtube, Vimeo, etc.) are ideal for offering tutorials, workshops, and video sharing.
• Social networks: Facebook and Instagram give you the possibility to make "live" (public or private for your members) and thus offer your community group lessons, live tutorials, concerts, etc.

3. Launch a donation campaign

You can appeal to the solidarity of your network if the forced shutdown of your activities or the cancellation of your event threatens the sustainability of your operations. The most direct way to do this is to propose to your customers to waive all or part of their ticket reimbursement as explained in part 1.

We also give you the option of receiving donations by creating tickets on Smeetz with various donation values. These tickets may or may not offer a symbolic counterpart such as a personalised "thank you" card or video, a collector's poster, etc.

In order for a donation campaign to be effective, it is wise to prepare a meticulous communication. The two key elements of this communication are, firstly, the communication of the exact reasons for the campaign and, secondly, the explanation of the uses to which the donations will be put.

You will then be able to share your campaign on your social networks and by email to the members of your community.

4. Write blogs and articles about your organisation

Workshop, course and workshop organisers can also continue to share their expertise in articles and blogs.

Articles posted on your website are an excellent way to keep in touch with your customers and are also a good way to attract traffic to your website. Writing content that addresses key themes can also be beneficial to your search engine ranking.

5. Prepare for the return to business as usual and learn new things

This period is an opportunity for all of us to prepare for the return of better days. Preparing an effective communication will help you get your business back on track quickly. We will therefore take advantage of this period to publish other articles with tips for your digital communication and marketing.

You can also take advantage of this period to contact our communication experts and take the time to learn more about digital marketing (FB ads, SEO, Google Ads, CRM, etc...).

Get in touch with our experts

We hope that this article has been useful to you and will be a source of inspiration for managing your activities in this peculiar time. The Smeetz team assures you of its full support during this challenging period and looks forward to continuing this collaboration.

It would be our pleasure to get in touch with you. Here is how to reach us:

• Discuss your communication and digital marketing with Loris: loris.savary@smeetz.com
• Manage your refunds or postponements: customer.success@smeetz.com
• Gutscheine, Pakete oder Spenden erstellen: customer.success@smeetz.com
• Werden Sie Teil unserer Veranstalter-Community: sales@smeetz.com